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匯鑫公眾號(hào)二維碼
拿什么拯救你?我鋪天蓋地的電子郵件。

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在這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時(shí)代,企業(yè)郵箱在企業(yè)管理中必不可少,越來(lái)越多的單位依靠電子郵件進(jìn)行日常辦公。如果把互聯(lián)網(wǎng)比作生命,那么數(shù)據(jù)則是血液,其價(jià)值尤為重要。

伴隨著郵件的日常應(yīng)用,所產(chǎn)生的郵件數(shù)據(jù)量日趨增多。面對(duì)往來(lái)的郵件,很多人都是看完電子郵件就扔在一旁不管,導(dǎo)致電子郵件常年堆積成山,給接下來(lái)的使用帶來(lái)巨大不便,花大量時(shí)間浪費(fèi)在尋找上。如何將海量的郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行安全儲(chǔ)存、長(zhǎng)期保存、實(shí)時(shí)調(diào)閱、快速恢復(fù)以及遵從相關(guān)法規(guī)等問題已經(jīng)日益凸顯,成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重點(diǎn)與難點(diǎn)。

 

在這些問題的促使下,郵件歸檔成為企業(yè)管理主流,成為企業(yè)信息儲(chǔ)存的必要手段。


從公司經(jīng)營(yíng)管理角度來(lái)看。

電子郵件已經(jīng)是企業(yè)最為重要的通訊手段,已經(jīng)是連接企業(yè)內(nèi)外部最常用的載體,每個(gè)企業(yè)都有想通過員工電子郵件來(lái)了解、記錄企業(yè)員工工作活動(dòng)狀況的需求,這是郵件歸檔的最基本訴求。另一方面,電子郵件可能會(huì)包含一些敏感或機(jī)密信息,這些信息的泄露是通過電子郵件發(fā)生的,企業(yè)有必要對(duì)郵件內(nèi)容做一些管控或?qū)徲?jì),避免不必要的損失。

從企業(yè)內(nèi)容管理、知識(shí)庫(kù)管理角度來(lái)看。

電子郵件作為企業(yè)內(nèi)部,企業(yè)與外部客戶、合作伙伴等溝通的橋梁,承載了大量的溝通內(nèi)容,這些都是企業(yè)無(wú)形的數(shù)字財(cái)富,對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)都是寶貴的資產(chǎn)。而且郵件數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)遞增的,如果有一個(gè)工具能自動(dòng)進(jìn)行科學(xué)的內(nèi)容分類,按時(shí)間、部門、重要等級(jí)或價(jià)值等來(lái)進(jìn)行歸檔保存,無(wú)疑是對(duì)企業(yè)知識(shí)管理的巨大補(bǔ)充,會(huì)形成動(dòng)態(tài)的工作知識(shí)庫(kù),每個(gè)員工隨時(shí)可以通過查詢歷史郵件找到自己所需的那封郵件,郵件歸檔系統(tǒng)是最好的企業(yè)非結(jié)構(gòu)化知識(shí)數(shù)據(jù)管理知識(shí)庫(kù)。

從企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本角度來(lái)看。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)企業(yè)存儲(chǔ)帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn),企業(yè)的郵件數(shù)據(jù)量是每日攀升的,如果任由員工長(zhǎng)期保存,企業(yè)的郵件系統(tǒng)性能無(wú)法承受,存儲(chǔ)成本也吃不消。但大量的郵件數(shù)據(jù)是重復(fù)的,無(wú)序保存是一種巨大的浪費(fèi),這就需要能大量去除重復(fù)數(shù)據(jù)、有效節(jié)省存儲(chǔ)空間的專業(yè)的郵件歸檔產(chǎn)品來(lái)解決郵件存儲(chǔ)成本的問題。好的郵件歸檔系統(tǒng)可以支持動(dòng)態(tài)的存儲(chǔ)資源的擴(kuò)展,一步到位不需要花很多錢,可以隨著企業(yè)的規(guī)模擴(kuò)展逐步增加存儲(chǔ)資源即可,能極大節(jié)省企業(yè)前期的投入成本。

企業(yè)法律法規(guī)遵從角度來(lái)看。

郵件歸檔的最初需求來(lái)源于法律法規(guī)的強(qiáng)制要求,這是郵件歸檔產(chǎn)品誕生的最初原因,也是企業(yè)部署郵件歸檔產(chǎn)品的最原始的動(dòng)因。郵件歸檔可以完整保存企業(yè)郵件數(shù)據(jù),在企業(yè)需要的時(shí)候隨時(shí)舉證,無(wú)疑可以降低法律訴訟風(fēng)險(xiǎn)和成本,也為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供必要的法規(guī)遵從合規(guī)的保證。 

從以上原因分析,郵件歸檔對(duì)國(guó)內(nèi)企業(yè)來(lái)說(shuō)即是自身需要,也是法律法規(guī)遵從的必要管理工具,已經(jīng)引起企業(yè)的普遍重視。