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郵件歸檔是指對郵件數據進行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實時搜索和訪問，主要是針對海量數據的應用，是對數據進行有效的遷移和管理，實現數據的高度集成化，中心化，并可實現實時監測等功能。
郵件備份其實是指數據副本，如果原有的郵件因損壞或者誤刪等操作而丟失了，可以啟用備份的數據進行恢復，備份的目的主要是用于保護正在使用的數據。
一個是用于審計，一個是用于恢復，是不同的概念和功能。如果把郵件歸檔比作錄像機，那郵件備份就是照相機，照相機的復制是不連續的，存在著時間差，而錄像機對數據的復制是連續的，及時的。
以下是從具體幾個方面來分析郵件歸檔技術優于傳統備份技術：
1、數據保存速度不一樣。
郵件歸檔是對郵件數據流進行復制和記錄，郵件數據同步收集歸檔，郵件收發完成，歸檔也同時完成，真正實現所有郵件（包括本域內部互通郵件）的全部歸檔，此技術不會產生“時間差”問題，杜絕了可能出現的信息丟失、原始數據被變更篡改、惡意刪除等風險，確保無郵件數據缺失，也真正解決電子舉證時證據資料的完整性和通信過程的可追溯性。
而傳統備份是在郵件產生后對郵件進行備份或先備份后發至郵件服務器，這兩種技術都不是實時的，存在著存檔的時間差，不能保證郵件數據的完整性和真實性。
2、數據的完整性不一樣。
郵件歸檔是無縫式串聯于郵件服務器前端，真正實現所有郵件（包括本域內部互通郵件）的全歸檔。而傳統備份由于其備份技術產生時間差，且某些技術不能對本域內部互通郵件備份，因此不能保證數據的完整性。
3、系統兼容性不一樣。
郵件歸檔是軟硬件一體化設備，實現全品牌、全版本郵件系統支持，不存在系統的兼容性問題。傳統備份技術對郵件服務器的依賴性強，系統兼容性差。
4、法規遵從度不一樣。
郵件歸檔系統可全面遵從國內外各項相關政策和法規中關于郵件數據管理規范的要求，保障長期有效地對郵件數據進行安全保護、查詢調閱、使電子郵件在企業機構中的應用合理合法。
5、特定郵件的查詢和恢復不一樣。
郵件歸檔系統構建了完善的數據管理機制，提供高效的多條件復合郵件查詢功能，歷史郵件迅速精準定位，即時調閱。健全的個性化郵件恢復機制，讓用戶輕松找回自己遺失郵件和重要信息。細粒度歸檔策略設置、嚴格的權限劃分體系和統一身份認證功能，有效保證了郵件數據的私密性。
如果企業把郵件歸檔系統集成到郵件系統中快速運用起來，不但方便管理，還節約人力、物力和財力，讓企業得到最好的保障以及便利運作。