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電子郵件歸檔功能是在云計算的基礎上衍生出的一種新的檔案網絡歸檔形式，由云計算服務提供商按照檔案管理的政策要求，遠程地為用戶提供安全的存儲、歸檔服務，以滿足用戶長期保存電子文件的需求。
電子郵件歸檔功能最大的區別在于用戶所使用的電子歸檔服務是由云計算服務商所提供的，所有的硬件維護、軟件運行、系統備份等操作，都由專業的云計算服務商來提供，檔案用戶只是租用云計算服務商所提供的服務。檔案用戶只需要一臺電腦、一條網線就可以接入云歸檔系統，完成復雜的操作，再不需要購買昂貴的服務器及管理軟件。
263云歸檔針對海量數據的應用，對數據進行有效的遷移和管理。將企業郵箱和即時消息數據，通過云通信歸檔系統把他們備份到低成本的存儲硬件上，使之存于日常的備份窗口外，當需要時，可以即時獲取所需數據并快速搜索。
權威認證、符合行業標準
符合國際、國內相關信息安全行業法規要求；與國內權威公證機構合作，可直接進行公證；遵從相關法規的歸檔解決方案，滿足企業進行郵件審計要求。
功能強大、操作靈活簡單
支持自定義歸檔策略，簡單幾步設置，隨心所欲掌控復雜數據；強大搜索引擎，快速查找歸檔數據，重要郵件、即時消息輕松找到；控制臺顯示實時歸檔狀況，后臺管理如此安心順暢。
安全可靠、公證保全
人工審核企業資質后，才可導出歸檔數據；獨有指紋加密技術，保證企業電子數據的安全性和完整性；訪問權限設置，全程日志記錄，高安全性密碼，全面保障信息安全。
用戶在選擇企業郵箱時首先考慮的就是數據安全問題。
據調查，較多郵箱用戶習慣使用客戶端方式將郵件收取到本地進行保存、管理，將郵件保留于郵件系統又將面臨著系統崩潰、郵件空間不足等諸多數據丟失的潛在風險。263的云歸檔功能實現郵箱大小無限制，解決由于一些操作失誤，導致重要數據丟失的問題，并且自動歸檔功能有效防范因為員工離職或者個人電腦故障而丟失郵件現象。
大數據時代，面對非結構化數據的爆發式增長，我們需要更好的存儲戰略，以便以更低成本訪問更多內容。263云歸檔能夠根據企業用戶需求，對全域用戶收發郵件和即時消息進行在線歸檔、長期保留并允許實時搜索與訪問，保持了郵件，即時消息信息的原始狀態，方便企業用戶日后法規審計，實現了歷史郵件，即時消息數據可追溯。